회사생활을 하다보면 엑셀과 파워포인트를 엄청나게 자주사용하게되는데요 엑셀은 이런저런 데이터를 가공할때 많이 사용하고, 파워포인트는 이를 활용해서 도식화하거나 보고서, 발표용 등으로 사용을 하고 있으실겁니다.
저 역시나 너무 자주 사용을 하고있지만, 엄청나게 많은 기능들 때문에 제대로 활용을 하고 있지 못한다고 생각을 하는데요. 그러던 중에 어떻게하면 생산성을 높이고 업무를 효율적으로 할 수 있을까 생각하다가 알아낸 기능이 있어서 알려드리고자 합니다.
엑셀(EXCEL)과 파워포인트(POWERPOINT)는 MS Office의 패키지 툴로써 같은 회사의 제품이기때문에 얼추 기능도 비슷합니다. 그래서 설정하는 방법이 같기때문에 아마 엑셀이나 파워포인트 둘중에 한군데만 적용을 제대로 할줄 알면 다른 것도 쉽게 사용을 하실수가 있습니다.
빠른 실행 도구 모음을 지정하여 사용하자
아마 대부분의 분들이 잘 모르고 계시는 것 같은데요. 자주는 쓰는데 찾으려면 힘들고 어디있는지 모르겠고, 자주 쓰면서도 쓸때마다 찾게되는 도구들이 있습니다.
파워포인트를 예를들면 여러개의 도형을 한꺼번에 간격을 조절하고 정렬을 한다거나, 줄간격을 조절을 해야하는데 맨날 서식탭가서 선택해야한다거나,
혹은 잘 알고있더라도 위에 보시는 것처럼 삽입메뉴로 갔다가, 디자인메뉴로 갔다가 서식메뉴로 갔다가 왔다갔다해야하는 상황이 발생하죠
이런 불상사를 막기위해 MS Office에서는 "빠른 실행 도구 모음"이란 것을 제공합니다.
(저는 위에 그림에 상단에서 마우스 오른쪽 클릭을 했는데요 설정이 안되어있으신 분들은 메뉴 파일위에 몇개라도 들어가있을테니 해당 위치에서 마우스 오른 클릭을 하시면 됩니다.)
내가 자주쓰는 도구를 찾아서 빠른 실행 도구 모음으로 추가만 하면 끝
저는 정말 자주쓰는 메뉴로 몇가지 넣어보았습니다. 대부분 정렬과 관련된 내용입니다. 파워포인트는 디자인을 하기위한 도구가 많이 들어있는데 조금 분산되어있어서 이를 한곳에 다 몰아넣고,
첫 이미지에서 보시는 것처럼 쫘~~~악 넣어두었죠. 그렇게 저장을 해두고 나면 다른 메뉴로 왔다갔다 거릴 필요가 없이 그냥 저는 작업만 하면 되게끔 되어져있습니다.
예를 들면 이런 것이지요. 일단 메뉴가 될만한 내용들을 써놓고 서로의 간격이 동일하게 맞추고 라인도 정렬을 하고 싶습니다. 그러면 아마 서식메뉴에 가서 여러번의 클릭을 하셔야 할텐데요
저는 상단의 빠른실행 도구모음으로 2번의 클릭만으로 해결할 수 있습니다. 바로 4번째에 있는 개체 간격정렬과 9번째에 있는 가로간격 동일하게입니다.
대박 편하지 않나요? 이런 설정을 계속해서 유지를 할 수 있으면 정말 좋겠쬬? ^^
Tip. 단축키를 활용하는 방법도 있다
이건 정말 유용한데요 진정한 고수들은 단축키를 쓴다고 했던가요? ㅎㅎ 제가 마우스로 4번째 도구와 9번째 도구를 클릭을 하지 않고 그냥 글을 쓰면서 바로 단추키로 적용을 시킬수가 있는데요
위와 동일한 예로 들자면 개체를 모두 선택하고 [Alt + 4], [Alt + 9]를 누르면 위와 동일하게 설정이 됩니다. 숫자는 바로 제가 설정한 빠른 실행 도구 모음의 배치 순서와 동일합니다.
아래 그림을 참고하셔서 제가 숫자로 넣어놓은 1~9까지를 보시면 됩니다.
잉? 그런데 10이상의 단축키는 어떻게 사용하지 하시는데요? 위에 보면 [Alt + 1 + 0]을 누르게되면 도구모음아래 별도의 숫자가 다시 나타나게 됩니다.
그러면 Alt 버튼을 손에서 때지 않은 상태에서 원하는 도구모음 번호를 눌러주시면 됩니다. 위에 초록색 버튼을 예로들면 [Alt + 1 + 0 + 9]를 눌러주면 바로 해당 도구모음이 적용되서 도형끼리 바로 합쳐지겠지요 ^^
엑셀도 설정하는 방법은 동일합니다. 본인이 원하는 도구를 모아놓고 한번의 클릭으로 모두 실행을 할 수가 있는 것이지요
아래의 이미지는 제가 설정해놓은 엑셀의 도구모음 입니다. 엑셀에서도 역시나 라인을 그리고 셀안에 색을 넣고하는 것을 가장많이 사용을하는데요, 그리고 정말 많이 사용하는 것이 바로 제일 처음에 보이는 틀고정이죠
이런 도구를 저는 한번에 넣어놓고 사용중에 있습니다. ^^
Tip. 내가 쓰는 컴퓨터에 동일한 환경으로 설정하는 방법
정말 생산성을 높이려면, 어떤 컴퓨터에서 엑셀이나 파워포인트를 쓰더라도 동일한 도구모음을 사용을 해야되는데요.
빠른실행도구모음을 쓰다보면 편하게 쓰는데 익숙해지다보니 나중에 해당 메뉴가 어디있는지 찾기도 힘들어지는 경우가 많습니다.
그래서 해당 설정을 파일로 저장해서 웹하드나 개인 스마트폰에 저장을 해두었다가 사용하게 되는 컴퓨터에 동일하게 설정을 하면 좋겠죠
위에 보시는 붉은색 버튼을 통해서 모든 사용자 지정 항목 내보내기를 실행하면, 본인이 설정한 도구모음을 묶어서 별도의 파일로 저장을 할 수 있습니다.
그렇게 저장한 파일을 다른 컴퓨터에서 사용할때는 바로 위에 보이는 '사용자 지정 파일 가져오기'를 통해서 불러오면 언제 어디서든 동일한 환경 설정하에서 엑셀과 파워포인트를 사용하실 수 있습니다.
아래의 파일은 제가 자주쓰는 도구를 모아놓은 빠른실행도구모음 설정파일입니다.
필요하신 분은 가져가서 사용하시기 바랍니다. ^^ 감사합니다.
Excel Customizations.exportedUI
PowerPoint Customizations.exportedUI
이상으로 업무의 생산성을 높여주는 엑셀과 파워포인트에 대한 활용 방법과 팁을 설명드렸습니다.
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